هنگامی که یک شرکت تصمیم می گیرد پروژه ای را آغاز کند. یکی از اولین کارهایی که رهبران تیم باید انجام دهند، ایجاد یک برنامه برای پروژه است. به نظر ساده می رسد، آیا درسته؟

فرایند برنامه ریزی برای پروژه بسته به ماهیت و نوع پروژه میتواند سریع و ساده یا طولانی و پیچیده باشد. ولی در هر صورت نمی توان اهمیت آن را انکار کرد.

این برنامه ریزی است که اجرا را هدایت می کند. هنگامی که مدیریت پروژه بدرستی انجام شود. باعث صرفه جویی در منابع، کاهش هزینه ها، بهبود فرهنگ شرکت و افزایش روحیه کارکنان می گردد. مدیریت پروژه مناسب با برنامه ریزی آغاز می شود. هر چه قدر مرحله برنامه ریزی پروژه شما دقیق تر باشد. موفقیت پروژه شما قابل دسترس تر خواهد بود.

انواع برنامه ریزی از لحاظ مدت زمان

از لحاظ مدت زمان برنامه ریزی به سه دسته تقسیم می شوند:

برنامه ریزی بلندمدت معمولاً برنامه‌های فراتر از پنج سال را شامل می‌شود، در حالیکه برنامه ریزی کوتاه مدت عموماً کمتر از پنج سال میباشد.

برنامه ریزی بلندمدت، برنامه ریزی میان مدت، برنامه ریزی کوتاه مدت.

تفاوت برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت، طول مدت تعهدات آتی و درجه متغیر بودن چهره سازمان را نشان میدهد.

برنامه ریزی پروژه

پس از تعریف مشخصات پروژه، باید مشخص شود که اهداف و خواسته ها چگونه تحقق می یابند که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد.

انواع برنامه ریزی از لحاظ وسعت

اهداف کلی را ترسیم می‌کنند و به دنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می‌باشند.

انواع برنامه ریزی از لحاظ عمق

برای درک صحیح آنها وجود ندارد.

پارامترهای برنامه ریزی پروژه

اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است. و به دو دسته تقسیم می شوند:

تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود: مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت، رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی.

فازهای برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه در ۶ فاز انجام می پذیرد:

کنترل پروژه

نمی‌توان انتظار داشت در مرحله اجرا همانگونه که برنامه‌ریزی نمودیم، کارها پیش برود. هر روز می‌بایست پروژه را نظارت و کنترل نمود که آیا پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می‌رود. یا اینکه از برنامه انحراف دارد. دلایل انحراف کدام است و چگونه می توان این انحراف را جبران نمود؟

کنترل پروژه بیشتر در سه حوزه زمان، هزینه، محدوده انجام میشود

کنترل زمان

مهمترین ابزار این حوزه برنامه زمانبندی پروژه است. بعد از بهنگام نمودن برنامه زمانبندی که معمولاْ در نرم افزارهای MSP یا P6 تهیه می شود، می‌توان میزان تاخیرات و یا انحرافات نسبت به برنامه مبنا ( Baseline ) را استخراج نمود و سپس فعالیت به فعالیت دلایل آنرا ثبت و بررسی نمود. در این حالت با تغییر مسیر بحرانی پروژه ( Critical Path ) نسبت به راهکارهای جبران تاخیرات یا تهیه برنامه جبرانی اقدام نمود.

کنترل هزینه

معمولاً برای مدیران پروژه حساسیت نسبت به عملکرد پول و هزینه‌کرد و درآمد بیشتر از زمان و تاخیرات است.

در ابتدای پروژه بودجه‌بندی پروژه تهیه می‌شود و نمودارهای جریان نقدینگی شامل Cash in ( ورودی‌های نقدی پروژه ) و Cash out ( خروجیهای نقدی پروژه ) ترسیم و ارایه می‌گردد. بعد از شروع پروژه در دوره‌های کنترلی مشخص، وضعیت درآمد و هزینه پروژه بررسی و با کمک شاخص‌های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM )، وضعیت بودجه‌ای پروژه و سودده یا ضررده بودن آن تا تاریخ بروزرسانی بررسی و کنترل می‌گردد.